2021年9月の記事一覧

　色々な職場で日常的に活躍しているMS社のエクセルというソフトですが、使ったことがありますよね？

 

 

こんな感じのデータの数値処理には最適のアプリケーションソフトで、データの数や処理項目がかなり多くなっても対応出来るようになっています。

また、様々な数式を使って多様な計算処理や表示が可能です。

学校現場でもやはりこのエクセルが大活躍していて、成績処理などもこのエクセルだけで済ませていることがほとんどではないでしょうか？

 

しかし・・・

例えば、５００人分ほどのデータをエクセルで処理することを考えてみます。

 

縦横のマス目が多い大きな表中のデータを加工したり処理したりするというイメージを思い浮かべてみて下さい。

実は、エクセルのような表計算ソフトでは、縦横のマス目の数には限界があるのですが、学校で扱う程度のデータでは問題にならないので、その点は良しとします。

エクセルでは、例えて言うと１枚の方眼紙の中で、自分で複数のエリアを自由に区切ることも、各エリア中でデータを自由に処理することも出来ます！

これが表計算ソフトの最大のメリットでしょう。

で、この大きな方眼紙のような入れ物の中で、データをデータベースのように使うことは出来なくはないし、実際にそうやって使っている場面もある訳です。

ところが、特に大量のデータを表計算ソフトでデータをデータベース的に扱おうとすると、上にあげた表計算ソフトのメリットが仇になってしまうのです！

自分は、この仇は大きなデメリットだと考えます。（致命的だとも思っています！）

この点について分かりやすく説明してみようと思います。

下の表を見て下さい。（エクセルシートのスクリーンショットです）

国語、化学の得点が入力してあります。

「合計」、「平均」のらんは計算式を使って計算した値が表示されています。

あれ？ 黄色セルの値が変ですね？

「平均」らんの白色セルの計算式は、

（国語＋化学）／２

を入力してありますが、

「平均」らんの黄色セルの計算式は、

（国語＊０．６＋化学＊０．４）／２

（国語＊０．４＋化学＊０．６）／２

というような加重平均を出す式が入力されています。

また、最後の２行の黄色セルには計算式を入れ忘れてしまっています。

エクセルでは、各セルごとに自由な処理が出来るので、上のような処理を意図して行うことは実際あるんですね。

 

しかし、厳密にどの出席番号のデータについても同じ処理をしなければならない時には？

合否の発表等、１つのミスも絶対に許されないような状況だったら？

 

エクセルの場合だと、すべての計算式のチェック、またはすべての処理データのチェックが必要になってくるということなんです。

具体的に言うと、上の表で５００人分のデータがあった時、合計、平均のらんに表示されているデータを、人の手で電卓等を使って計算してチェックしていくということなんです！！

えっ？！　と思いませんか？

何のためのコンピュータソフトなのか？

それに、計算式を注意して作ってキチンと入力すれば、そんな点検なんか不要じゃないか！

と思いますよね？

しかし、現実的には、このような場面で重大なミスが実際に発生して大問題となることが何件も起きているんです！

部分的に計算式が抜け落ちていたり、違う計算式が入力されていたりということは充分にあり得るのです。

データが大量だったり、他の表を流用したりする場合に実際にミスが起こっています。

そういう危険性があるのなら、何百件も原始的な人力（じんりき）チェックをするしかない・・・

実際、自分もこのようなチェック作業をした経験があるんですが、大げさに言わせてもらえば暗澹たる気分で作業をしていました。

 

　さて、上の表で表されるようなデータは、厳密なデータベースソフトではどのように扱われるのでしょうか？

データベースソフトでは、基本的に１件分のレコード（上の表では横の行）中のデータは厳密に繋がったままで扱われます。

また１つのフィールド （上の表では縦の列）内の処理式は、どのレコードに対しても同じです。

最初から基本的なデータ構造がこのような厳密なものに定義されているのです。

このようなソフトであれば、行中のデータが上下にずれてしまったり、計算式が行ごとに異なっていたりすることは根本的に起こらなくなります。

計算式のチェックが必要な時も、１列に設定されている１つの式をチェックするだけで済みます。

 

　職場のＰＣには最初からＭＳオフィス（ワード、エクセル、パワーポイント等）が入っていて、エクセルなら多くの職員が馴染んでいることは確かです。

しかし、それだけの理由で、どんな場面でもエクセルを無理して強引に使っているような気がしてならないのです。

先週の長い長い残業は、このエクセルデータの点検作業が原因の一つでした。

まさに点検地獄でした！

「使う道具を間違ってる」という残念な気持ちになりながら仕事を続けたくはないのですが・・・